Hierbei sind mehrere Punkte zu beachten:
- Die DSGVO findet auch auf die analoge Verarbeitung personenbezogener Daten Anwendung, wenn diese einer Ordnung unterliegen. Wenn die Kundenkarten daher beispielsweise alphabetisch, geographisch oder nach dem Datum des erstmaligen Kontaktes geordnet sind, unterliegen sie der DSGVO. Lediglich Akten in Papierform, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet werden, unterliegen nicht der Verordnung.
- Das Verarbeitungsverzeichnis soll einen allgemeinen Überblick über die im Unternehmen vorhandenen Datenverarbeitungen bieten. Jeder Unternehmer sollte sich zuerst überlegen, zu welchen Zwecken er Daten verarbeitet. Anschließend sollten für jeden Zweck die Kategorien von betroffenen Personen, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Kategorien von Empfängern, gegebenenfalls die Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland, die vorgesehene Speicherdauer sowie eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherheit der Datenverarbeitung angegeben werden
