Im österreichischen Recht bezeichnet der Begriff „Buchführung“ die systematische und chronologische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Die grundlegenden gesetzlichen Bestimmungen zur Buchführung sind im Unternehmensgesetzbuch (UGB) festgehalten. Nach § 189 UGB ist jeder Unternehmer verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Geschäftsfälle und die Lage seines Unternehmens ersichtlich zu machen. Diese Verpflichtung gilt insbesondere für Kapitalgesellschaften sowie für Einzelunternehmer und Personengesellschaften, deren Umsätze in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils 700.000 Euro übersteigen.
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachkundigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und über die Lage des Unternehmens vermittelt. Dies schließt sowohl die chronologische Aufzeichnung als auch das systematische Erfassen von Geschäftsvorfällen in Kontenplänen ein. Die Buchführung erfolgt in der Regel durch doppelte Buchhaltung; alternativ kann unter gewissen Umsatzgrenzen auch eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 125 BAO durchgeführt werden.
Weiters sieht das UGB vor, dass die Bücher ordnungsgemäß zu führen sind, was bedeutet, dass sie korrekt, vollständig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen sind, um die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) zu gewährleisten. Insbesondere bedeutet dies, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf und die Aufzeichnungen über einen gesetzlichen Zeitraum von sieben Jahren aufzubewahren sind. Die Buchführung dient letztlich auch als Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses, der eine Bilanz und eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung umfasst (§§ 223 ff. UGB).
Die Einhaltung der Buchführungspflichten ist nicht nur für die ordnungsgemäße Unternehmensführung entscheidend, sondern auch für die Besteuerung relevant, da die Daten Grundlage für die Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage sind. Verstöße gegen die Buchführungspflichten können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, darunter finanzielle Strafen oder Schätzungen der Steuerbemessungsgrundlage durch die Finanzbehörde.
