In einer Zeit, in der flexible Arbeitsmodelle zunehmend an Bedeutung gewinnen, ist Remote Work für viele Unternehmen und Mitarbeiter attraktiver denn je. Auch der österreichische Gesetzgeber hat die Signifikanz von ortsungebundener Telearbeit für den Arbeitsmarkt erkannt und mit dem neuen Telearbeitsgesetz rechtliche Rahmenbedingungen dafür geschaffen.
Das neue Telearbeitsgesetz tritt am 1.1.2025 in Kraft und gilt zum einen für bereits bestehende Homeoffice-Vereinbarungen nach § 2h AVRAG und zum anderen für neu geschlossene Homeoffice- und Telearbeitsvereinbarungen.
Was bedeutet Telearbeit?
Telearbeit ist die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistungen in der Wohnung des Mitarbeiters oder an einem anderen Ort, der nicht zum Unternehmen gehört. Regelmäßigkeit bedeutet in diesem Kontext, dass die Arbeitsleistung in bestimmten Zeitabständen wiederholt remote erbracht wird. Anlassbezogene Arbeit außerhalb der Dienststätte – zB in Verbindung mit der Pflege von Angehörigen in Notfällen – ist vom Telearbeitsbegriff im Sinne des §2h AVRAG nicht umfasst.
Die Vereinbarung der Telearbeit muss zwischen dem Dienstgeber und dem Mitarbeiter schriftlich festgehalten werden. Die Schriftform ist jedoch keine zwingende Voraussetzung für die Rechtswirksamkeit der Telearbeitsvereinbarung. Eine einfache Signatur (zB einfache elektronische Signatur oder E-Mail) ist ausreichend für das Zustandekommen der Telearbeitsvereinbarung.
Arbeitsmittel und Kostenersatz
Wie bisher im Fall von Homeoffice muss der Dienstgeber dem Mitarbeiter die für die Telearbeit erforderlichen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Je nach Art der Tätigkeit können das beispielsweise, Laptop, Diensthandy oder die Datenverbindung sein. Anstelle der Arbeitsmittel kann der Dienstgeber dem Mitarbeiter auch einen (pauschalen) Kostenersatz für die Anschaffung dieser Arbeitsmittel leisten.
Bestimmte Kollektivverträge sehen auch eine Kostenersatzpflicht des Dienstgebers für sonstige Aufwendungen im Zusammenhang mit Telearbeit, wie etwa Strom-, Heiz- oder Mietkosten, vor. Die Vereinbarung einer pauschalen Abgeltung dieser Kosten ist idR zulässig und durchaus ratsam.
Je nach den Gegebenheiten des Einzelfalls können Mitarbeiter den Ersatz der Kosten für sonstige Aufwendungen auch ohne eine Regelung im Kollektivvertrag und ohne Vorliegen regelmäßiger Telearbeit geltend machen. Diesen Kostenersatzanspruch können die Parteien allerdings vertraglich ausschließen.
Denkbar ist auch eine Abgeltung von Kosten im Zusammenhang mit Telearbeit durch das All-in Entgelt. In diesem Fall sind jedoch unbedingt die Transparenzbestimmungen für All-in Vereinbarungen zu beachten und die unterschiedlichen Bestandteile des All-in Entgelts im Dienstvertrag entsprechend aufzuschlüsseln.
Beendigung der Telearbeit
Nach dem neuen Telearbeitsgesetz können Dienstgeber oder Mitarbeiter die Telearbeit – sofern sie keine anderslautende Regelung vereinbart haben – aus wichtigem Grund mit einer einmonatigen Frist mit Wirkung zum Monatsletzten kündigen. Ein wichtiger Grund liegt beispielsweise bei wesentlichen betrieblichen Veränderungen oder bei wesentlichen Veränderungen in der Situation des Mitarbeiters vor.
Die Parteien können im Vertrag jedoch abweichende Kündigungsregelungen oder die Befristung der Telearbeit vorsehen.
Steuer- und Sozialversicherungsrecht
Ähnlich wie das bisherige Homeoffice Pauschale können Dienstgeber und Mitarbeiter ein steuerfreies Telearbeitspauschale vereinbaren. Die Grundsätze bleiben dabei die gleichen wie bisher: Steuerfrei ist ein Pauschale von bis zu EUR 3 pro Tag für bis zu 100 (volle) Telearbeitstage pro Jahr (sohin insgesamt bis zu EUR 300 pro Jahr). Für die steuerfreie Inanspruchnahme des Pauschales müssen sowohl das Pauschale wie auch die Anzahl der konkret in Anspruch genommenen Telearbeitstage dokumentiert werden.
Wichtige Änderungen bringt das Telearbeitsgesetz im Bereich des Sozialversicherungsrechts. Telearbeit ist am Telearbeitsort grundsätzlich vom Unfallversicherungsschutz gedeckt. Eine Unterscheidung trifft das Gesetz jedoch hinsichtlich Wegunfällen, die künftig nur im Zusammenhang mit Telearbeit „im engeren Sinn“ geschützt sind. Diese umfasst die Arbeit im Homeoffice, oder in Coworking-Spaces oder in den Wohnungen naher Angehörigen, sofern sich letztere zwei in der Nähe der Wohnung, der Dienststätte oder in einer sonst dem üblichen Arbeitsweg entsprechenden Entfernung befinden. Wegunfälle im Zusammenhang mit Telearbeit an anderen Orten (sohin „im weiteren Sinn“) sind hingegen nicht vom Unfallversicherungsschutz gedeckt.
To Dos für Dienstgeber
Daraus kann sich für Dienstgeber insbesondere folgender Handlungsbedarf ergeben:
- Abschluss oder Aktualisierung von Telearbeitsvereinbarungen
- Klärung der Kostentragung für die digitale Ausstattung und sonstige Ausgaben von Mitarbeitern für Telearbeit
- Überprüfung und Anpassung von Datenschutz- und Sicherheitskonzepten bei Arbeit außerhalb der Dienststätte
- Korrekte Erfassung von Telearbeitstagen und Pauschalen für die Inanspruchnahme von steuerlichen Begünstigungen
Unser Beratungsangebot:
- Beratung zu der rechtskonformen Umsetzung von Remote Work, einschließlich dem grenzüberschreitenden Einsatz von Arbeitskräften
- Rechtliche Beratung und Betreuung in Bezug auf Return to Office Policies
- Vorbereitung und Überprüfung von Remote Work und Homeoffice Vereinbarungen, inkl Betriebsvereinbarungen und Company Policies
