Im österreichischen Recht bezieht sich der Begriff „Spesen“ hauptsächlich auf Auslagen und Aufwandsentschädigungen, die im Rahmen von beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeiten entstehen. Diese Auslagen sind notwendig, um geschäftliche Aufgaben zu erfüllen, und können beispielsweise Reisekosten oder Verpflegungskosten umfassen. Der Begriff wird oft im Arbeitsrecht und Steuerrecht verwendet, da es hier um die Erstattung von Kosten geht, die Arbeitnehmer*innen oder Unternehmer*innen entstehen, wenn sie im Auftrag ihres Unternehmens oder Kunden handeln.
Im Arbeitsrecht sind Spesen in der Regel Teil der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wobei oftmals ein Spesensatz oder ein spezifischer Erstattungsmodus im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist. Es ist üblich, dass der Arbeitgeber alle notwendigen und nachgewiesenen Spesen erstattet, die dem Arbeitnehmer bei der Erfüllung seiner beruflichen Pflichten entstehen.
Im Steuerrecht sind Spesen von besonderer Bedeutung, da sie unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar sind. Das Einkommensteuergesetz (EStG) gibt dabei vor, in welchem Umfang und unter welchen Bedingungen Spesen als Betriebsausgaben anerkannt werden können. Im Allgemeinen müssen diese Ausgaben beruflich veranlasst und entsprechend nachgewiesen sein. Die genauen Regelungen, welche Ausgaben abgesetzt werden können, finden sich im § 4 EStG (Gewinnermittlung). Hier wird unter anderem festgelegt, dass Aufwendungen und Ausgaben abzugsfähig sind, die betrieblich veranlasst sind, also in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Berufsausübung stehen.
Für Unternehmer*innen, die selbstständige Tätigkeiten ausüben, ist es ebenfalls von Bedeutung, dass sie die Spesen ordnungsgemäß dokumentieren und belegen, um sie steuerlich geltend machen zu können. Dies gilt ebenso für Reisekosten, die bei Dienstreisen oder beruflichen Fahrten anfallen, wie auch für Kosten der Verpflegung oder Unterkunft. Diese Kostenerstattungen sind oft komplex und erfordern eine genaue Buchführung.
Darüber hinaus können im Rahmen einer Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Abgeltungen für noch offengebliebene Spesenforderungen eine Rolle spielen, sofern solche Ansprüche nicht durch Dienstverträge oder Kollektivverträge ausgeschlossen sind.
Insgesamt ist der Begriff „Spesen“ im österreichischen Recht eng mit den Begriffen der beruflichen Notwendigkeit und der Nachweispflicht verbunden. Unternehmerische und berufliche Auslagen müssen stets sorgfältig dokumentiert werden, um sowohl arbeitsrechtliche Rückerstattungen zu sichern als auch steuerliche Begünstigungen in Anspruch nehmen zu können.
